Faktury elektroniczne używane są już powszechnie w polskich przedsiębiorstwach. Aby zyskać z nimi jak najwięcej korzyści, warto używać ich on-line.
Polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z faktur elektronicznych już od kilkunastu lat. Aktualnie, po wielokrotnych zmianach przepisów, fakturowanie elektroniczne stało się naprawdę bardzo proste. Dodatkowym wsparciem są nowoczesne technologie, dzięki którym można wystawiać faktury on-line, czyli przez internet.
Czym dokładnie są faktury elektroniczne? Jakie są główne korzyści wynikające z ich stosowania? Jak zacząć e-fakturowanie w swojej firmie?
Faktura elektroniczna – co to jest?
Pod pojęciem faktury elektronicznej kryje się faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, zawierająca dane wymagane Ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zatem e-faktura jest dokumentem, który posiada cechy zwykłej faktury na papierze, ale ma ona inną postać. Może być używana tak samo jak faktura papierowa.
Dzisiaj stosuje się także faktury on-line, czyli faktury elektroniczne, które są przygotowywane i archiwizowane w internecie bez potrzeby instalacji oprogramowania do fakturowania na komputerze firmowym. To dodatkowa korzyść, ponieważ dostęp do programu i faktur może odbyć się na dowolnym sprzęcie – wystarczy tylko podłączenie go do internetu.
Główne korzyści wynikające ze stosowania faktur elektronicznych:
- oszczędność pieniędzy ze względu na ograniczenie kosztów zakupu papieru, tonerów do drukarek, wysyłkę faktur papierowych i ich archiwizację,
- oszczędność czasy wynikająca z uproszczenia procesu fakturowania i dostawy faktur elektronicznych do odbiorcy,
- większy poziom bezpieczeństwa dokumentów, które są lepiej chronione przed zagubieniem, zniszczeniem,
- terminowa dostawa faktur do odbiorcy,
- mniejsze obciążenie dla środowiska naturalnego przez ograniczenie zużycia materiałów potrzebnych do przygotowywania i wysyłki faktur papierowych.
Jakie wymagania musi spełnić faktura elektroniczna?
Zgodnie z przepisami prawa faktury elektroniczne, w tym także faktury on-line, muszą spełnić określone wymagania, by stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej,
- właściwe oznaczenie w celu szybkiego wyszukania w archiwum,
- bezzwłoczna dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.
Przepisy nie określają jednak, w jakim formacie faktura elektroniczna powinna być przygotowana. Obecnie przedsiębiorcy stosują najczęściej formaty PDF albo XML, przy czym tylko format XML pozwala na pełne wykorzystanie zalet e-faktury.
Co ważne, nie ma potrzeby sygnowania faktury elektronicznej z wykorzystaniem podpisów elektronicznych. Aby jednak poprawić jej autentyczność, można wykorzystać systemy walidacji takie jak EDI (ang. Electronic Data Interchange) – elektroniczną wymianę danych.
Jak wystawiać faktury elektroniczne i faktury on-line?
Rozpoczęcie e-fakturowania w firmie jest bardzo proste. Aktualnie coraz więcej firm wybiera faktury on-line, które są jeszcze łatwiejsze w przygotowywaniu oraz w przechowywaniu.
Faktury on-line wypisuje się w programach dostępnych on-line, czyli bezpośrednio przez internet. Dostęp do nich można uzyskać z dowolnego komputera, ponieważ nie wymagają instalacji. To dodatkowy plus, ponieważ przedsiębiorca może zalogować się na swoje konto w programie nie tylko z firmowego komputera, ale też innych komputerów, na przykład w razie awarii.
Dodatkowo, faktury on-line są także lepiej chronione przed utratą niż zwykłe faktury elektroniczne przechowywane na dyskach twardych komputerów czy nośnikach danych takich jak płyty CD, DVD, pendrive. Dokumenty są wtedy archiwizowane na zewnętrznym serwerze, który jest odpowiednio chroniony przed atakami i usterkami. To gwarancja, że faktury on-line będą właściwie zabezpieczone przed ryzykiem utraty.
Zatem faktura elektroniczna, w tym także faktura on-line, to obecnie najwygodniejsza, a także najbardziej bezpieczna forma fakturowania dostępna dla przedsiębiorców. Warto ją przetestować!
