Niewątpliwie każda firma posiada dużą ilość dokumentów wymagających segregacji i odpowiedniego zabezpieczenia. Część z nich jest wykorzystywana na bieżąco i dostępna w biurowych regałach czy na półkach na segregatory, inne wymagają większej uwagi, jeszcze inne leżą na dnie starannie zamykanych szaf pancernych, czy nawet pod okiem kamer, w tak zwanych bezpiecznych pokojach. Stopień i liczba zabezpieczeń stosowanych względem dokumentacji zależy od branży, specyfiki danej firmy, a także od aktualnie obowiązujących przepisów. Pewne jest, że każde przedsiębiorstwo posiada w swoich archiwach dokumenty dużej wagi lub poufne, więc… wcześniej czy później staje przed rozwiązaniem problemu bezpiecznego przechowywania dokumentów.
Bezpieczeństwo dokumentacji na co dzień
Systemy szafek i kontenerów biurowych używanych w codziennej pracy powinny uwzględniać rodzaj i powiększającą się z czasem ilość przechowywanych w firmie dokumentów. Pojedyncze stanowiska pracy są zazwyczaj wyposażone w kontenery biurowe o odpowiednich wymiarach umożliwiających umieszczenie ich pod blatem – w miejscach niewidocznych i niedostępnych dla osób postronnych.
Niektóre z dokumentów nie wymagają specjalnej ochrony, a dodatkowo są na bieżąco używane przez większość pracowników. Mogą one znaleźć swoje miejsce w otwartych lub zamykanych szafach biurowych na segregatory i dokumenty, w szafkach na akta czy otwartych, podręcznych kontenerach biurowych na kółkach (łatwo je przemieścić pomiędzy stanowiskami). W tego typu systemach nie stosuje się dodatkowych zabezpieczeń, co pozwala na szybki dostęp do zasobów.
Fot. System zamykanych szaf biurowych MULTI w drewnianej okleinie, posiadających zarówno bezpieczną strefę (szafki biurowe zamykane na klucz) jak i otwartą przestrzeń dostępną dla pracowników (szafki na segregatory).
Podręczne archiwum w zamykanych szafach biurowych
Nie zawsze jest możliwość wygospodarowania oddzielnego lub specjalnie zabezpieczanego pomieszczenia dla dokumentów. Nie wszystkie również tego wymagają. Wygodnym wyjściem jest ustawienie systemu zamykanych szaf w centralnej części biura lub w ciągach komunikacyjnych, gdzie każdy pracownik ma do nich łatwy dostęp. Dla tego typu archiwum biurowego dodatkowym zabezpieczeniem może być monitoring.
Polityka czystego biurka ułatwiona dzięki osobistym kontenerom
Dobrą praktyką, porządkująca przestrzeń i ułatwiającą zachowanie poufności, jest dbałość o odpowiednią archiwizację i przechowywanie codziennych dokumentów. Po zakończonej pracy lub przy dłuższej nieobecności na stanowisku pracy (godzinna przerwa na lunch, spotkanie konferencyjne i tym podobne) bieżące dokumenty powinny zniknąć z blatu do kontenerów czy szafek biurowych zamykanych na klucz.
Bezpieczne systemy przechowywania — wiedza pod kontrolą
Systemy meblowe do zadań specjalnych posiadają wzmocnioną konstrukcję (ognioodporną, antywłamaniową) i szereg dodatkowych zabezpieczeń. Tego typu regały i szafki biurowe tradycyjnie zamykane są na klucz lub wyposażone w zamki szyfrowe. Instalowane są w odległych zakątkach biura. Dobrym sposobem jest również wykorzystanie istniejących „przeszkód” architektonicznych. Szafy wnękowe, czy system przechowywania umieszczony „pod skosem” pozwalają na ograniczony dostęp, co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo.
Cześć dokumentów wyjątkowej wagi dla firmy lub wymagających poufności powinna zostać zabezpieczona w miejscu bardziej odosobnionym, niedostępnym dla każdego. Osoby z zewnątrz, w ogóle nie powinny mieć możliwości kontaktu z tego typu dokumentami.
Bezpieczny pokój na poufne dokumenty i tajemnice firmowe
I na koniec jeszcze rozwiązanie z gatunku premium, wymagające wygospodarowania w biurze oddzielnego pomieszczenia wyposażonego w system zamykanych szaf, kontenerów czy regałów dostosowanych do bezpiecznego przechowywania dokumentów oraz elektronicznych nośników danych. Wstęp do takiego pomieszczenia zazwyczaj mają jedynie osoby uprawnione. Dodatkowo, pokój jest wyposażony w drzwi ze specjalnym zabezpieczeniem i/lub w monitoring. Poznaj rozwiązania Mikomax Smart Office dla biur rachunkowych i nie tylko https://mikomaxsmartoffice.com/pl/
