Każda operacja gospodarcza powinna zostać stwierdzona odpowiednim dowodem księgowym. Tylko wtedy możliwe będzie jej zaliczenie w poczet kosztów uzyskania przychodu przez jedną ze stron transakcji. Dlatego w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami niezwykle istotne jest, aby we właściwym terminie wystawiać faktury. Niegdyś takie dokumenty sporządzało się w wskazanej w przepisach formie ręcznie. Było to jednak bardzo uciążliwe, bowiem za każdym razem niezbędne było wprowadzanie poszczególnych i powtarzalnych danych. Obecnie możliwa jest wysyłka faktur bezpośrednio z programu. Taka możliwość sprzyja elektronicznej wymianie dokumentów sprzedażowych i sprawia, że dokonywanie wszelkich rozliczeń jest bardzo łatwe i nie wymaga stosowania specjalistycznych aplikacji dedykowanych dla księgowych.
Program do fakturowania niekoniecznie musi być instalowany na komputerze. Obowiązujące przepisy wymagają jedynie, aby po zamknięciu miesiąca nie było możliwości korygowania już istniejących zapisów bez sporządzenia dodatkowego dokumentu. Ważne jest przy tym, iż takiego warunku nie spełniają rozliczenia dokonywane na standardowych programach. Dlatego każdy przedsiębiorca, któremu zależy na tym, aby prowadzona przez niego księgowość była rzetelna, powinien spełnić ten warunek. Wystawianie faktur online jest bardzo łatwe i może to zrobić praktycznie każdy – nawet pracownik bez odpowiedniego przeszkolenia. Wynika to z faktu, iż stosowny formularz jest intuicyjny, dzięki czemu zakres wprowadzanych danych jest bardzo wąski.
Ponadto możliwe jest korzystanie z gotowych szablonów – w takiej sytuacji niezbędne jest jedynie wpisanie daty płatności oraz kwoty operacji gospodarczej. Z uwagi na fakt, iż wszelkie transakcje dokonywane są w walucie polskiej, wszelkie dane są ujednolicone i nie wymagają przeliczania według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski. Wystawianie dokumentów sprzedażowych za pośrednictwem internetu może przynieść firmie spore profity związane z dużą oszczędnością czasu pracowników.
