Otwarcie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami i zaznajomieniem się z prawem. Jedno z pytań, które może się pojawić podczas rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, brzmi, czy trzeba posiadać osobne konto w banku przeznaczone na transakcje biznesowe. W jakich więc sytuacjach nie obejdzie się bez rachunku firmowego?
Czy zakładanie rachunku firmowego jest obowiązkowe?
Mogłoby się wydawać, że zakładając swoją działalność gospodarczą, należy również otworzyć rachunek firmowy w banku. W Polsce nie ma jednak jednoznacznych przepisów prawa, które nakazują jego posiadanie. Prawo przedsiębiorców mówi tylko o obowiązkowych przelewach bankowych w momencie, gdy:
- płatności zachodzą pomiędzy przedsiębiorcami;
- wysokość jednorazowego przelewu przekracza 15 tysięcy złotych.
Jednak nie oznacza to obowiązku posiadania firmowego konta bankowego, ponieważ takie przelewy można wykonać z poziomu rachunku prywatnego.
Kiedy trzeba posiadać konto firmowe?
Chociaż prawo w Polsce nie określa jasno obowiązku posiadania konta firmowego, to jednak jest kilka sytuacji, w których posiadanie osobnego rachunku dla przedsiębiorstwa jest obligatoryjne.
- Skorzystanie z mechanizmu split payment – polega na tym, że kwota za dany towar bądź usługę zostaje rozdzielona na podatek VAT i kwotę netto. Korzysta się z tego poprzez specjalną transakcję, która jest określona jako komunikat przelewu (należy podać wtedy NIP dostawcy, kwotę sprzedaży brutto, podatek VAT, numer faktury). Mechanizm podzielonej płatności może być obowiązkowy lub dobrowolny. Obligatoryjnie należy sięgnąć po MPP w momencie, gdy kwota brutto na fakturze przekracza 15 tysięcy złotych, a także, jeśli w obrocie są produkty lub usługi określone jako wrażliwe, czyli m.in. wyroby ze złota, srebra czy stali, w tym sprzęty elektroniczne jak komputery, aparaty fotograficzne czy telefony.
- Regulamin banku – niektóre banki jasno określają w swoich regulaminach, w jakich przypadkach można korzystać z prywatnego konta. Często da się znaleźć zapisy, w których nie zezwala się na użytkowanie z prywatnych rachunków do załatwiania spraw związanych z prowadzeniem działalności.
- Biała lista podatników VAT – na niej mogą znaleźć się tylko konta firmowe. W momencie, gdy transakcja przekracza 15 tysięcy złotych, musi zostać wykonana z konta firmowego, tak aby można było ją rozliczyć jako koszt uzyskania przychodów.
Konto firmowe – jak założyć?
Aby założyć konto firmowe, należy posiadać już zarejestrowaną działalność. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, podczas rejestracji w CEIDG (Centrum Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), jest się poproszonym o numer konta. Wtedy powinno się podać dane prywatnego rachunku, a po udanej rejestracji i otrzymaniu numeru NIP i REGON udać się do wybranej placówki i otworzyć konto.
W zależności od prowadzonej działalności potrzebne będą różne dokumenty przy zakładaniu rachunku bankowego. Tak jak przy JDG wystarczy wydruk z CEIDG, tak przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością potrzebny będzie ten z KRS-u. Niezbędne są również dane firmy jak np. adres siedziby, a także dane właściciela działalności.
Korzyści związane z kontem firmowym
Wiele banków przygotowuje specjalne propozycje dla przedsiębiorców. Wybierając konkretną placówkę, powinno się przyjrzeć dostępnym rankingom i wybrać najkorzystniejszą opcję dla własnej działalności. Na stronie internetowej https://www.bankier.pl/smart/konta-firmowe przygotowano spis ofert z banków w Polsce. Warto przyjrzeć się proponowanym dodatkom. Niektóre placówki, aby przyciągnąć klientów, oferują różne bonusy np. za aktywność konta, dodatek paliwowy, czy za wymianę walut.
Przy wyborze instytucji należy sprawdzić, jaki jest koszt utrzymania kart płatniczych – w niektórych przypadkach możliwe jest, że nie ponosi się dodatkowych kosztów, gdy wykona się określoną ilość transakcji. Zalecane jest też zweryfikowanie opłat za użycie bankomatów. Niektóre z ofert pozwalają korzystać z nich bez ograniczeń i za darmo, a niektóre narzucają limity.
Wady i zalety posiadania osobnego rachunku dla firmy
Przedsiębiorcę do posiadania rachunku bankowego związanego z prowadzoną działalnością może zachęcić kilka czynników.
- Rozdziela się wydatki prywatne i służbowe. Łatwiej jest dzięki temu kontrolować koszta prowadzenia firmy.
- Przychód z działalności trafia na osobne konto, do którego ma wgląd urząd skarbowy – przez to nie ma on dostępu do prywatnych wydatków.
- Rachunki firmowe są przygotowane z myślą o przedsiębiorcach, dlatego czeka na nich szereg nowych opcji, jeśli posiadają oni konto związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przykładowo można skorzystać z opcji płatności kartą za towar lub usługę przez swoich klientów i użycia terminalu płatniczego. Na koncie prywatnym nie ma takiej ewentualności. Co więcej, konto firmowe zezwala na system ratalny i udzielanie kredytów klientom, co jest szczególnie pożądane, gdy kwota sprzedanych podmiotów jest wysoka. Na plus jest również opcja kart płatniczych dla pracowników.
- Kredyty dla przedsiębiorstw – zakładając konto firmowe, zyskuje możliwość wzięcia pożyczki. Banki przygotowują specjalnie oferty pod klientów z rachunkami firmowymi, które są korzystniejsze, a warunki są dopasowane do potrzeb.
Założenie konta firmowego ma mnóstwo zalet, a w niektórych przypadkach jest niezbędne. Czy istnieją jednak jakieś wady? Do nich zalicza się zwiększone koszty prowadzenia osobnego rachunku, jednak współcześnie banki starają się dopasować oferty do sytuacji przedsiębiorców, aby koszt związany z otworzeniem rachunku w celach prowadzenia działalności gospodarczej nie był zbyt wysoki.
Konto dla firm może być niezbyt potrzebne osobom, które są związane z mikroprzedsiębiorstwami, bo w ich stałych opłatach znajduje się przelew do ZUS-u i urzędu skarbowego. Jest to także oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba szukać specjalnych ofert bankowych.
W ostatecznym rozrachunku warto przyjrzeć się rodzajowi posiadanej działalności i wybrać dla siebie najlepszą opcję. W większości przypadków otwarcie konta firmowego jest korzystne i opłacalne dla przedsiębiorców.
