Minęły już czasy, kiedy Księgi Handlowe lub Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów były prowadzone w formie papierowej, ręcznie. Obecnie w działach księgowości i biurach rachunkowych praca stała się zautomatyzowana, w czym pomagają specjalistyczne programy, dostosowane do potrzeb zarówno małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw.
- Automatyczne księgowanie
- Wypełnianie oraz wysyłka deklaracji ZUS i podatkowych
- Program nie zastąpi księgowego
W księgowości coraz częściej wykorzystywane są nowinki techniczne, ułatwiające i przyspieszające pracę księgowych. Warto wymienić choćby usługi OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, dzięki któremu fakturę wystarczy zeskanować, aby dane zostały automatycznie umieszczone w odpowiednich dla nich rubrykach. To jednak nie jedyne ułatwienie – współczesne programy oferują ich znacznie więcej.
Automatyczne księgowanie
Bardzo obrazowym przykładem tego, jak program księgowy może pomóc w pracy działu księgowości, jest Systim.pl. Jedną z jego podstawowych funkcjonalności jest automatyczne księgowanie faktur sprzedażowych, zaraz po ich wystawieniu w module przeznaczonym do fakturowania. Na podstawie odpowiednich parametrów, program sam rozpoznaje, do której kolumny KPiR wpisać kwotę netto z faktury, lub na których kontach teowych powinny się znaleźć zapisy dotyczące tej faktury. Automatyczne adnotacje tworzą się również w rejestrach VAT oraz w Jednolitym Pliku Kontrolnym – VAT, KPiR, KH lub innym, w zależności od potrzeby.
Wypełnianie oraz wysyłka deklaracji ZUS i podatkowych
W Systim.pl zautomatyzowano również proces generowania i wysyłki deklaracji do ZUS lub US. Rolą księgowego jest więc sprawdzenie, czy deklaracje te nie zawierają błędów, oraz ich wysyłka w terminie do odpowiedniego urzędu. Co więcej, program sam podpowiada, które deklaracje powinny zostać utworzone i wypełnione. Księgowy odpowiednio wcześniej otrzymuje również przypomnienie o wysyłce deklaracji oraz na bieżąco może monitorować postępy w podróży dokumentu elektronicznego do serwera docelowego.
Program nie zastąpi księgowego
Choć programy online, takie jak Systim.pl, znacznie ułatwiają pracę księgowych, to nie są w stanie całkowicie jej zastąpić. Przepisy prawa zmieniają się nawet kilkanaście razy w roku, dlatego nad automatycznymi procesami musi czuwać człowiek, którego wiedza pozwala na kontrolowanie pracy programu i weryfikację, czy wszystkie dane się zgadzają. Dzięki połączeniu programu księgowego z dodatkami, np. programem do fakturowania lub prowadzenia magazynu, czuwanie nad całością procesów w firmie jest znacznie łatwiejsze i, co równie ważne, przyjemniejsze niż dotychczas.
