Księgowość internetowa to prosty sposób na to, by mieć dostęp do dokumentów firmy przez 24 godziny na dobę. Usprawnia ona wiele procesów związanych z zarządzaniem własną działalnością gospodarczą, m.in. wystawianie faktur i dokonywanie płatności. Podczas zapoznawania się z ofertą dostępnych na rynku systemów do księgowości internetowej należy mieć na uwadze przede wszystkim potrzeby swojej firmy. Dobrze jest też przetestować funkcjonalność danego programu.
Czy program do księgowości internetowej umożliwia prowadzenie księgi przychodów i rozchodów
Księgowość internetowa może pełnić rolę podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla firm, które są zobowiązane do jej prowadzenia. Według przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych należą do nich osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą. Dodatkowym kryterium pozwalającym na prowadzenie księgowości w takiej właśnie uproszczonej formie są przychody z działalności gospodarczej. Nie mogą one przekroczyć 1 200 000 euro w przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP na dzień 30 września roku, który poprzedza dany rok podatkowy. Brak jest wytycznych co do postaci, w jakiej księga powinna być prowadzona, co oznacza, że można prowadzić ją w formie księgowości internetowej. Należy jednak zwrócić uwagę na to, czy dany program:
- umożliwia ustalenie dochodu lub straty,
- umożliwia ustalenie podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (także za okres sprawozdawczy),
- w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uwzględnia informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Są to bowiem określone w ustawie kryteria, które muszą spełniać księgi przychodów i rozchodów.
Usługi dostępne w wersji podstawowej programu do księgowości
Przed wyborem księgowości internetowej należy dokładnie zapoznać się z usługami oferowanymi w jej ramach. Dobrze jest przemyśleć, czy ich zakres odpowiada potrzebom firmy. Podstawowy zestaw funkcji programu często dostępny jest bezpłatnie, a z powodzeniem może zastąpić usługi biura rachunkowego lub księgowej w niedużej firmie, jak np. mKsięgowość Start https://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/start/). Najważniejszymi funkcjami będą wtedy: dostępność dokumentów przez całą dobę, możliwość łatwej obsługi faktur, m.in. wystawianie ich i opłacanie przez internet, a także możliwość łatwego samodzielnego księgowania faktur. Dostępna w niektórych programach możliwość połączenia programu do księgowości online z kontem bankowym znacznie przyspiesza dokonywanie płatności. Ułatwia też kontrolowanie finansów przedsiębiorstwa i zarządzanie nimi.
Warto zwrócić uwagę także na to, czy dostępne jest wsparcie techniczne w sytuacji, kiedy nie jest się w stanie samemu zidentyfikować przyczyny błędu w działaniu programu. Istotna jest forma kontaktu z takim helpdeskiem: czy jest on dostępny w dogodnych dla użytkownika godzinach oraz czy poradę można uzyskać na chacie, mailowo czy telefonicznie. Niektóre firmy już w wersji podstawowej oferują możliwość konsultacji z profesjonalną księgową, najczęściej za dodatkową niewielką opłatą.
Funkcje programu dostępne w wersji rozszerzonej
Najczęściej programy do prowadzenia księgowości online dostępne są nie tylko w wersji podstawowej, ale też rozszerzonej. Na ogół można wówczas liczyć na pełne wsparcie profesjonalnego księgowego, m.in. w zakresie księgowania dokumentów, obsługi deklaracji podatkowych i doradztwa podatkowego. Rozwiązanie to zdejmuje dużą część obowiązków formalnych z osób zarządzających firmą, pozwala zaoszczędzić im czas, zmniejsza też ryzyko błędów i konieczności ich późniejszego prostowania. Co prawda nawet za błędy popełnione przez księgowego świadczącego usługi online odpowiada sam podatnik. Często jednak może on potem ubiegać się o odszkodowanie. Warto zatem zwrócić uwagę także na to, czy w ramach usług danej firmy dostępne jest ubezpieczenie od błędów księgowego. Przydatnym udogodnieniem są też powiadomienia SMS-owe o zbliżających się terminach płatności. Dzięki nim łatwiej jest kontrolować terminowe regulowanie wszelkich należności. Dla firm, które zatrudniają pracowników lub zamierzają zacząć ich zatrudniać, istotną funkcją programu może być ponadto obsługa kadrowo-płacowa, obejmująca m.in.:
- przygotowywanie umów o pracę,
- zgłaszanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),
- wyrejestrowywanie pracowników z ZUS,
- naliczanie wynagrodzeń,
- wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Łatwość i intuicyjność obsługi programu do księgowości online
Im łatwiej jest korzystać z programu, tym mniejsze ryzyko popełnionych w nim błędów. Kiedy w grę wchodzą finanse, konsekwencje tych błędów mogą okazać się szczególnie dotkliwe. Nad użytecznością programów czuwają osoby, które zajmują się tzw. projektowaniem UX (ang. User Experience) i UI (ang. User Interface). Dbają oni m.in. o to, aby wszystkie ich elementy były dla użytkownika jak najbardziej zrozumiałe, a interakcje z programem przyjazne. Jedną z najważniejszych cech użyteczności programu do księgowości internetowej jest poczucie użytkownika, że łatwo i szybko może wykonać za jego pomocą zaplanowane czynności.
Korzystanie z podstawowej wersji programu pozwala zapoznać się z jego użyteczności przed podjęciem decyzji o zakupie rozszerzonej wersji. Warto przetestować program z uwzględnieniem czynników składających się na łatwość i intuicyjność korzystania z niego. Należy zwrócić uwagę na to, czy interfejs użytkownika (m.in. wygląd strony i rozmieszczenie poszczególnych jej elementów) jest zrozumiały i czytelny. Korzystanie z programu powinno być proste. Zapewniają to takie jego cechy jak:
- logiczny układ przycisków i logiczny podział strony (np. funkcje, z których najczęściej się korzysta i takie, które są najważniejsze dla użytkownika, znajdują się na górze lub po prawej stronie oraz są dostępne z poziomu każdej podstrony),
- najważniejsze informacje np. bieżące dane dotyczące przychodów, kosztów, podatków do zapłaty i stanu konta, dostępne w stałym miejscu strony głównej,
- czytelne i zrozumiałe napisy oraz teksty (strona nie jest przeładowana nieistotnymi elementami, np. takimi, które pełnią czysto dekoracyjną funkcję),
- automatyczne dostosowywanie się strony do wielkości okna przeglądarki, dzięki czemu żadna z istotnych jej części nie znika po pomniejszeniu okna,
- brak mało istotnych komunikatów, które mogłyby rozpraszać użytkownika,
- zrozumiały schemat wykonywania określonych działań na stronie (np. wystawiania faktury), dostęp do tej funkcji nie powinien wymagać więcej niż 2-3 kliknięć, a przycisk zatwierdzający wprowadzone dane powinien być łatwy do zlokalizowania,
- zrozumiałe podpowiedzi i instrukcje dostępne w formie FAQ (ang. frequently asked questions) albo komunikatów pojawiających się np. po najechaniu kursorem na element.
Przy wyborze programu do księgowości internetowej warto także zwrócić uwagę na inne jego cechy, które to ryzyko minimalizują. Jedną z nich jest zautomatyzowanie wprowadzania danych do deklaracji podatkowych. Dane mogą być zaczytywane z faktur przed zamknięciem miesiąca. Automatycznie pojawiają się wtedy również informacje o pominiętych fakturach. Takie deklaracje można przesyłać do urzędu skarbowego przez internet. Zabezpiecza to przed zniszczeniem i zgubieniem dokumentów, na co mogą być one narażone w postaci papierowej. Wielu nieporozumień, a także strat finansowych można uniknąć, jeżeli od razu po zauważeniu, że dany kontrahent zalega z płatnością, powiadomi się go o tym. Dobrze jest więc sprawdzić, czy program umożliwia np. przypomnienie o płatności za pomocą SMS-a lub e-maila. Najlepiej jeśli taka funkcja (np. w postaci przycisku) pojawia się bezpośrednio przy nazwie każdego kontrahenta, który nie uiścił płatności.
