Każdy przedsiębiorca musi się liczyć z tym, że do jego drzwi mogą kiedyś zapukać kontrolerzy skarbowi. Podczas przeprowadzania czynności sprawdzających zweryfikują, czy przedsiębiorca wypełnia obowiązki wynikające z prawa podatkowego. Jak przygotować się do takiej kontroli? Co warto wiedzieć, zanim kontrolerzy przekroczą próg naszej firmy?
Powiadomienie o kontroli
Zgodnie z prawem przedsiębiorca musi być powiadomiony o planowanej kontroli. Wyjątek to sytuacja, gdy podatnik jest podejrzewany o przestępstwa podatkowe. W pozostałych przypadkach pismo zawiadamiające o kontroli powinno dotrzeć do przedsiębiorcy w terminie od 7 do 30 dni przed planowaną kontrolą. Pismo powinno zawierać informacje na temat zakresu działań sprawdzających. Jeśli przedsiębiorca chce, aby kontrola odbyła się przed upływem wskazanego terminu, to również weryfikacja jest możliwa wcześniej.
Przeprowadzeniem kontroli zajmuje się organ podatkowy pierwszej instancji właściwy dla danego podatnika, czyli z reguły urząd skarbowy lub urząd kontroli podatkowej. Zanim urzędnicy pojawią się w firmie, trzeba skompletować i sprawdzić dokumentację, która będzie przedmiotem kontroli. W tym czasie można poprawić ewentualne błędy np. dokonując korekty faktur kosztowych, zapisów w KPiR czy w deklaracjach podatkowych (składając deklarację korygującą z uzasadnieniem wprowadzanych zmian). Pracodawca ma obowiązek przygotować tylko te dokumenty, które mają bezpośredni związek ze sprawą. Jeśli firma współpracuje z podmiotami zagranicznymi, to konieczne może okazać się tłumaczenie dokumentów wskazanych przez organ kontrolny przez tłumacza biegłego. A jeśli dokumentacja firmowa prowadzona jest z wykorzystaniem platformy elektronicznej, przed kontrolą przedsiębiorca powinien ściągnąć niezbędne pliki z systemu. Aby mieć pewność, że dokumentacja jest kompletna, warto przed kontrolą skonsultować się z fachowcami pracującymi w biurze rachunkowym. Małe firmy mogą skorzystać z oferty taniej księgowości Warszawa, dzięki czemu zyskają potrzebne wsparcie, ponosząc niewielkie koszty.
Kto składa wyjaśnienia w trakcie kontroli
W artykule 287 § 4 Ordynacji podatkowej mowa o tym, że pracodawca powinien zawiadomić pracowników o kontroli, a szczególnie tych, którzy zajmują się w firmie kwestiami finansowo-księgowymi. Pracownicy urzędu skarbowego mogą nie tylko pochylić się nad dokumentami, ale też prosić o wyjaśnienia zapisów właśnie tych pracowników, którzy są odpowiedzialni za prowadzenie finansów. Kontroler może porozmawiać z pracownikami upoważnionymi do reprezentowania firmy w tym zakresie, a nawet osobami, które współdziałają z kontrolowanym. Urzędnicy mają prawo do wglądu do ksiąg, akt i wszelkich innych dokumentów będących przedmiotem kontroli. Mogą z nich sporządzać kopie, odpisy, notatki czy też pobierać je w wersji elektronicznej.
Przyczyny kontroli skarbowej
Powodów do podjęcia czynności sprawdzających jest bardzo wiele.
Wśród tych najczęściej wymienianych znajdują się:
- rejestrowanie wysokich sum transakcji wewnątrzwspólnotowych
- wykazywanie wyższych niż zwykle kwot podatku do zwrotu
- starania o zwrot podatku VAT
- powtarzające się korekty zeznań podatkowych
- wskazanie na duże zakupy środków trwałych.
Teoretycznie kontrola jednak może dotknąć każdego, więc warto trzymać rękę na pulsie.
Jak przygotować się do kontroli
Przede wszystkim przedsiębiorca, który spodziewa się kontroli, powinien sprawdzić księgi podatkowe, z których wynika podstawa do ustalenia wymiaru podatków. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgę przychodów i rozchodów powinni się przygotować na kontrolę dowodów księgowych, faktur, rachunków, potwierdzeń zapłaty, a nawet raportów dobowych czy miesięcznych z kas fiskalnych. Kontrolerzy mają także prawo wglądu do archiwalnych deklaracji PIT oraz VAT. Warto pamiętać o tym, że firma ma obowiązek przechowywać je przez 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności określonego rodzaju podatku. W niektórych przypadkach kontrolerzy mogą poprosić także o dokumentację od kontrahentów (jeśli prowadzone są u nich czynności sprawdzające w związku z kontrolą u podatnika).
Co wolno kontrolerowi
Pracownik kontroli urzędu skarbowego ma w trakcie wykonywania swoich obowiązków wiele uprawnień. Poniższa lista to zestawienie najważniejszych praw kontrolera w czasie pracy.
Uprawnienia kontrolera:
- Dostęp do różnego rodzaju dokumentacji.
- Legitymowanie osób pracujących w firmie.
- Wstęp na teren firmy oraz możliwość przemieszczania się po niej.
- Wstęp do budynków mieszkalnych, jeśli jest niezbędna do weryfikacji stanu faktycznego z danymi wskazanymi w deklaracji, czy innych dokumentach potwierdzających opłaty mieszkaniowe.
- Wgląd w stan majątkowy osoby podlegającej kontroli wraz z możliwością jego oględzin.
- Zbieranie oraz zabezpieczenie dokumentacji.
- Zażądanie przedstawienia tzw. „spisu z natury”.
- Rozmowa z wybranymi pracownikami.
- Konsultowanie z biegłymi określonych przypadków i sytuacji
Jeśli przedsiębiorca utrudnia prowadzenie czynności kontrolnych, to kontroler ma prawo poprosić o pomoc policję, ABW czy straż miejską.
Co zrobić, jeśli pracodawca nie może w wyznaczonym terminie uczestniczyć w kontroli? Wtedy może wyznaczyć swojego reprezentanta. Upoważnienie dla takiej osoby powinno być poparte stosownym pismem, złożonym w urzędzie skarbowym. Osoba, która reprezentuje przedsiębiorcę, może odbierać powiadomienia o planowanej kontroli, wyrazić zgodę na jej wcześniejsze przeprowadzenie, składać wyjaśnienia, czy nawet zgłaszać zastrzeżenia do protokołu kontrolnego.
Kontrola powinna się zakończyć w dniu, który wyznaczył właściwy organ do jej przeprowadzenia.
Zgodnie z ustawą czas przeprowadzenia kontroli dla określonych przedsiębiorstw w danym roku kalendarzowym to:
- 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców
- 18 dni roboczych dla małych firm
- 24 dni roboczych dla średnich firm
- 48 dni roboczych dla pozostałych firm
Przed rozpoczęciem kontroli warto zwrócić jeszcze uwagę na:
- odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodu osobowego
- odliczenia podatku naliczonego z tytułu rat leasingowych od samochodów
- odliczenia podatku naliczonego od zakupu paliwa
- odliczenie podatku naliczonego z tytułu zakupu usług gastronomicznych czy noclegowych
- faktury za media
Warto też sprawdzić, czy przedwcześnie nie został odliczony podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług w stosunku do których prawo do odliczeń powstaje w rozliczeniu za konkretny okres (dotyczy terminu płatności uwzględnionego na fakturze).
Zakres podejmowanych czynności sprawdzających bywa różny. Ważne są kwoty ujęte w deklaracjach z zapisami w rejestrach VAT. Zwraca się też uwagę na prawidłowości w określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowości co do podstawy opodatkowania. Uwagę przykuwają transakcje wewnątrzwspólnotowe, transakcje dostaw i nabyć towarów. Sprawdza się też prawidłowość stosowania przepisów dotyczących świadczenia usług. Możliwe jest też, że kontrolerzy sprawdzą właściwe stawki podatkowe czy prawidłowości dot. obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Kontrola fiskusa – czas przygotowań
Bez względu na to, jaki zakres działalności firmowej będzie podlegać kontroli, warto odpowiednio wcześniej się do niego przygotować, by uniknąć niepotrzebnego stresu. W razie dostrzeżenia nieprawidłowości trzeba dokonać stosownych korekt i rzetelnie przygotować dokumentację. W przypadku problemów lub wątpliwości warto skorzystać z fachowej pomocy, prosząc o nią fachowców.
Jeśli zastanawiasz się, ile kosztuje profesjonalna obsługa księgowo-rachunkowa w Warszawie to zajrzyj tutaj: biuro księgowe Warszawa cennik.
