Zarządzanie sobą w czasie to sztuka, a wstępem do tej sztuki jest planowanie. Bez niego praktycznie nic się nie udaje, albo żyjemy w wiecznym niedoczasie, zaskakiwani pozornie przypadkowymi zdarzeniami. Zarządzanie czasem, który mamy dostępny powinniśmy zacząć od dobrego startu każdego dnia, aby był on optymalnie wykorzystany.
Od czego zacząć dzień pracy
Oczyść umysł ze spraw zalegających w głowie. Jeśli tego wcześniej nie zrobiliśmy, to należy na początku dnia wyrzucić wszystkie pilne sprawy z głowy, po to, aby nie zaśmiecać sobie toku myślenia i działania. Planowanie dnia pracy, tak naprawdę powinniśmy zacząć przynajmniej dzień wcześniej. Na koniec dnia poprzedniego powinniśmy spisać wszystkie rzeczy do zrobienia, aby spokojnie wejść w nowy dzień. Tak naprawdę, planowanie powinno rozpocząć się jeszcze wcześniej ponieważ, wszystkie ważne wydarzenia powinny mieć swoje odzwierciedlenie w kalendarzu, najlepiej elektronicznym, na podstawie którego powinniśmy organizować pracę.
Od jakich zadań zaczynać
Dzień pracy najlepiej zacząć od rzeczy najważniejszych lub takich, które stanowią dla nas największe wyzwanie, na przykład takim, jakim jest nieprzyjemne zadanie, które tkwi nam w głowie od jakiegoś czasu. Wykreślenie z listy zadań takiego nieprzyjemnego obowiązku jest bardzo motywujące do działania i uwalnia nasz umysł od obciążenia. Jeśli tego potrzebujemy, dzień pracy możemy rozpocząć od rozgrzewki małymi zadaniami, które pobudzają nasz umysł i pozwolą skupić się na ważniejszych działaniach w następnej kolejności.
Co robić, jeśli mamy wątpliwości od czego zacząć dzień
Jeśli mamy wątpliwości które zadanie jest w danej chwili najważniejsze warto skorzystać z matrycy Eisenhowera ABCD, która pomaga ustawić priorytet udanego dnia według pilności i ważności spraw. Przy planowaniu działań warto wziąć także pod uwagę, jaką energią dysponujemy na ich wykonywanie. Jeśli mamy taką możliwość, zadania które nas aktualnie przytłaczają, a co do których nie jesteśmy zobligowani, powinniśmy przełożyć na inny czas, w którym będziemy mogli wykonać je z większym zaangażowaniem i satysfakcją.
Przegląd spraw jako dobry start dnia
Rozpoczęcie dnia pracy powinno także uwzględniać przejrzenie spraw oczekiwanych od innych osób oraz listy zadań do projektów, które prowadzimy w danym czasie.
Oczywiście, nie należy także zapominać o sprawdzeniu poczty email, ponieważ mogą tam się kryć jakieś zadania, które wymagają naszego szybkiego działania:).
Umiejętność zarządzania sobą w czasie jest bardzo ważna dla menadżerów (zobacz: szkolenia dla menadżerów). To również umiejętności niezwykle pomocne w codziennym, prywatnym życiu.
Autor: Maciej Sasin – trener, coach, założyciel Akademii Rozwoju Kompetencji
